Rezygnacja i odwołanie z pełnienia funkcji członka zarządu spółki kapitałowej

Czas czytania: 3 minuty.

Mandat, czyli kompetencja do wykonywania obowiązków członka zarządu spółki, może wygasnąć w wyniku szeregu różnych wydarzeń lub działań. Polski Kodeks spółek handlowych przewiduje zakończenie relacji członka zarządu ze spółką z powodu upływu danej kadencji, śmierci, złożenia rezygnacji z pełnionej funkcji albo odwołania ze składu zarządu.

W obrocie gospodarczym przedsiębiorcy często nieprawidłowo przyjmują, że rezygnacja i odwołanie z pełnionej funkcji to tożsame pojęcia. Tak niestety nie jest – są to zupełnie inne sposoby zakończenia relacji ze spółką. Czym różnią się te pojęcia i jak w każdym z tych dwóch przypadków wygląda w praktyce proces pozwalający wykreślić członka zarządu z publicznych rejestrów?

Czym jest rezygnacja z funkcji członka zarządu?

Rezygnacja z funkcji członka zarządu to jednostronne oświadczenie woli, składane przez dotychczasowego członka zarządu, w którym wyraża on brak chęci lub możliwości do dalszego wykonywania mandatu. 

Członek zarządu może złożyć oświadczenie o rezygnacji w dowolnym momencie. Jeżeli jednak złoży je bez ważnego powodu, to spółka może być (w skrajnych przypadkach) uprawniona do wystąpienia z tego tytułu do rezygnującej z funkcji osoby z roszczeniem o naprawienie szkody poniesionej w związku z taką niespodziewaną decyzją. 

Należy zauważyć, że, po złożeniu rezygnacji, nie ma konieczności następczego odwoływania takiego członka zarządu ze składu odrębnym aktem wydanym przez jakikolwiek organ. Wygaśnięcie mandatu następuje poprzez skuteczne złożenie oświadczenia woli.

Czy rezygnacja z pełnienia funkcji wymaga szczególnej formy?

Przepisy nie wymagają dla złożenia rezygnacji określonej formy – może być złożona w dowolny sposób (chociażby ustnie), przy czym, dla celów dowodowych, wskazane jest zachowanie formy pisemnej. 

Zgodnie z przepisami oświadczenie woli może zostać uznane za złożone z chwilą, gdy doszło ono do adresata rezygnacji w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. To od tego momentu rezygnacja jest skuteczna. 

Na marginesie należy zauważyć, że możliwe jest również odwołanie rezygnacji złożonej przez członka zarządu. Oświadczenie woli w tym zakresie musiałoby dotrzeć do adresata wraz z rezygnacją lub wcześniej.

Procedura rezygnacji z pełnionej funkcji: w jaki sposób członek zarządu może ją złożyć?

Kwestia ta została rozstrzygnięta w uchwale Sądu Najwyższego z 31 marca 2016 r. (III CZP 89/15), w której to Sąd stwierdził, że oświadczenie członka zarządu o rezygnacji z funkcji powinno być złożone spółce zgodnie z przepisami ustawowymi. 

Oznacza to, że oświadczenie o rezygnacji wymaga złożenia go na ręce któregokolwiek z prokurentów lub pozostałych członków zarządu. 

Nie ma przeszkód, aby w złożonym oświadczeniu woli o rezygnacji zastrzec, że skutek rezygnacji nastąpi w terminie późniejszym, dokładnie w niej wskazanym (np. z upływem 7 dni od daty doręczenia rezygnacji). Pewnego rodzaju wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, w której jedyny wspólnik lub akcjonariusz spółki jest zarazem jedynym członkiem zarządu. W tym przypadku czynność prawna wymaga formy aktu notarialnego – czyli takiej samej formy jakiej wymaga się dla dokonania rezygnacji z członkostwa w zarządzie.

Rezygnacja jedynego członka zarządu: komu ją zgłosić i w jaki sposób?

Kodeks spółek handlowych przewiduje szczególną procedurę na okoliczność rezygnacji składanej przez jedynego członka zarządu. W takiej sytuacji, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, a w przypadku spółki akcyjnej – radzie nadzorczej lub akcjonariuszom (zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników lub akcjonariuszy – chyba, że umowa spółki stanowi inaczej). 

Zaproszenie na zgromadzenie musi zawierać oświadczenie o rezygnacji. Co istotne, taka rezygnacja jest skuteczna dopiero z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie – do tego czasu członek zarządu jest zobowiązany do wykonywania czynności, które wiążą się z jego funkcją.

Czym jest odwołanie?

Odwołanie z zarządu należy pojmować w kategorii jednostronnej czynności prawnej, w ramach której wyrażony zostaje akt woli pozbawienia danej osoby statusu członka zarządu. 

Akt ten zostaje wyrażony przez organ spółki, któremu przypisano kompetencję do odwoływania członków zarządu. Odwołanie danego członka zarządu nie musi być motywowane żadną konkretną przyczyną, jak również nie jest konieczne uzasadnianie takiej decyzji członkowi zarządu – chyba, że umowa spółki zawiera szczególne postanowienia w tym zakresie.

W jaki sposób odwołać członka zarządu?

Wszystko zależy od tego, kto ma kompetencję do dokonania takiego odwołania. W większości przypadków będzie to zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza. Akt odwołania przygotowany przez takie organy powinien przyjąć postać uchwały. Uprawnienie do odwołania członka zarządu może być jednak przyznane innym osobom – np. poszczególnym wspólnikom. W takim przypadku odwołanie przyjmie postać oświadczenia woli uprawnionego. 

Skuteczność aktu odwołania w żadnej mierze nie zależy od woli osoby odwoływanej. Nic też nie stoi na przeszkodzie, by w akcie odwołującym zastrzec, że skutek w postaci wygaśnięcia mandatu nastąpi w terminie późniejszym, dokładnie wskazanym w dokumencie (np. z upływem 7 dni od daty doręczenia rezygnacji). 

Istnieje jednak spór w doktrynie, który dotyczy tego, czy odwołanie jest skuteczne z momentem podjęcia uchwały, czy też z momentem poinformowania członka zarządu o tym fakcie. Przeważać zdaje się pierwszy pogląd, co nie zwalnia jednak oczywiście z obowiązku poinformowania członka zarządu o podjętej decyzji o jego odwołaniu.

Jakich obowiązków spółka musi dochować po rezygnacji lub odwołaniu członka zarządu?

1. W pierwszej kolejności po otrzymaniu rezygnacji lub podjęciu decyzji o odwołaniu danej osoby z pełnienia funkcji, zarząd spółki powinien dokonać odpowiedniej aktualizacji informacji w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek o wpis powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Należy jednak pamiętać, że zarówno rezygnacja jak i odwołanie mają charakter deklaratoryjny co oznacza, że skutek następuje z momentem podjęcia odwołania lub złożenia rezygnacji. Tym samym decyzje te nie wymagają dla swojej ważności wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS.
2. W przypadku, gdy rezygnacja bądź odwołanie wpływa na ustalonego beneficjenta rzeczywistego spółki, konieczne jest również dokonanie odpowiedniej aktualizacji w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Wniosek o zmianę danych powinien być zgłoszony w ciągu 14 dni roboczych od dnia zaistnienia zdarzenia.
3. Były członek zarządu ma prawo uczestniczyć w zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności za rok obrotowy w którym sprawował swoją funkcję. Aby skorzystać z tych uprawnień powinien wystosować do zarządu pisemne żądanie w tym zakresie, najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników. Kodeks spółek handlowych przewiduje możliwość podjęcia uchwały o zwolnieniu byłego członka zarządu z takiego obowiązku – z zastrzeżeniem, że nie można ograniczyć prawa członka zarządu do udziału w zgromadzeniu dotyczącym udzielania mu absolutorium.
4. Jeżeli członka zarządu łączyła jakakolwiek umowa ze spółką (w tym m. in. umowa o pracę, umowa o świadczenie usług, umowa zlecenie lub umowa managerska), to należy pamiętać, że taka umowa, co do zasady, nie wygasa z momentem rezygnacji lub odwołania z zarządu. Konieczne jest jej wypowiedzenie lub podpisanie porozumienia rozwiązującego w tym zakresie. Sugerowanym rozwiązaniem byłoby zawarcie w umowie zawieranej pomiędzy spółką a członkiem zarządu odpowiednich zapisów na taki przypadek.

Skutki rezygnacji lub odwołania członka zarządu warto przeanalizować z pomocą eksperta

Zasadnicza różnica pomiędzy rezygnacją a odwołaniem sprowadza się do tego, że rezygnacja jest oświadczeniem woli członka zarządu o chęci zakończenia relacji ze spółką, a odwołanie jest oświadczeniem o chęci zakończenia relacji z członkiem zarządu, niezależnie od jego woli. 

Każdy z tych przypadków wymaga przygotowania innych dokumentów. Dodatkowo, treść i warunki podjęcia decyzji mogą zależeć od postanowień umowy danej spółki i innych dokumentów (np. dodatkowych umów zawartych z członkiem zarządu), co wymaga każdorazowo szczegółowego zapoznania się ze stanem faktycznym sprawy. Należy zauważyć też, że zarówno rezygnacja, jak również odwołanie członka zarządu, wymaga podjęcia określonych czynności aktualizacyjnych w KRS i ewentualnie CRBR, wobec czego przed podjęciem ostatecznych decyzji zawsze warto skonsultować sprawę z ekspertami z zakresu obsługi prawnej firm.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentacji w zakresie rezygnacji bądź odwołania członka zarządu, skoordynowania procesu aktualizacji danych w odpowiednich rejestrach lub też potrzebujesz jakichkolwiek dodatkowych informacji w tym zakresie, skontaktuj się z nami. Nasz doświadczony zespół ekspertów z chęcią udzieli Ci wszelkich niezbędnych informacji, a także przeprowadzi Cię przez cały proces i pomoże wypełnić wszystkie obowiązki zarządu narzucone przez polskie przepisy.